fbpx

Stortvloed aan vragen voorkomen, maar hoe dan?

645 gestelde vragen tijdens de nota van inlichtingen, is dat veel? Elk jaar deelt TenderNed de ‘top 10 aanbestedingen met de meeste vragen’. Deze maand zagen we de score van 2024 voorbijkomen (link). Geanonimiseerd, maar toch een interessante weergave.

TenderNed neemt enkel de openbare procedures in deze top 10 mee. Daaruit maken we op dat innovatieve, niet-openbare procedures niet zijn meegenomen. In die procedures kan de hoeveelheid vragen wel eens hoger uitvallen.

Uit de praktijk weten we dat je als aanbestedende dienst graag minimaal drie betrokken marktpartijen bij je aanbesteding wil. Dan is er sprake van voldoende marktwerking. In deze blog lees je hoe je een stortvloed aan vragen voorkomt en tegelijkertijd aantrekkelijke aanbestedingen schrijft.

"645 gestelde vragen tijdens de nota van inlichtingen, is dat veel?"

0-vragen
Geen vragen duidt op geen betrokkenheid en mogelijk geen inschrijvingen. Of was alles gewoon heel duidelijk?

<100 vragen
Tot ongeveer 100 vragen, afhankelijk van de markt en de specificatiewijze, duidt op een gezonde betrokken markt.

>100 vragen
Als het meer dan 100 vragen zijn, moet je je toch serieus gaan afvragen of je aanbesteding wel zo goed in elkaar zit. Is er zoveel onduidelijk, of betreft het gewoon een complexe uitvraag of aanbestedingsmethodiek?

Hoe voorkom je (onnodige) vragen?

Hoe zorg je voor de juiste balans tussen gezonde en kritische interesse, tegenover onduidelijkheid in de aanbesteding? Met onnodige vragen, bedoelen we vragen die je door een goede voorbereiding en een goed geformuleerde leidraad had kunnen voorkomen. Enkele tips die een stortvloed aan vragen voorkomen:

  • Wees de Inschrijver! – Verplaats je in verschillende typen Deelnemers, van MKB tot grote bedrijven. Welke ondergrens / minimumeisen stel je en voorzie dan welk type organisaties hieraan kunnen voldoen. Bepaal hier de grens tussen te streng en acceptabel.
  • Beoordelingsmethodiek volledig uitdenken en uitwerken in de aanbesteding. – Denk hierbij in scenario’s. Wat als een partij, als onderdeel van de vormvereisten, een handtekening vergeet. Of wat als de ingediende prijzen, als onderdeel van de gunningscriteria, erg van elkaar verschillen.
  • Overzichtstabel met in te dienen stukken. – Neem een tabel mee in je aanbesteding waarin overzichtelijk is opgesomd wat bij inschrijving moet worden aangeleverd, wat moet worden ondertekend en waar informatie over het aan te leveren stuk in de aanbestedingsleidraad kan worden gevonden.

  • Marktconsultatie – Houd tijdens de verkennings- en/of strategiefase een marktconsultatie waarbij je de markt consulteert tijdens de totstandkoming van je scope en aanbestedingsstrategie. Je geeft daarbij de markt de kans om vroegtijdig mee te denken en invloed uit te oefenen op de aanbesteding, en je verschaft jezelf nuttige inzichten waarmee je de scope en aanbestedingsstrategie beter kunt laten aansluiten op de beoogde markt.
  • Prijzenblad als inschrijver invullen. – Verplaats je, of een aantal van jouw collega’s, in de inschrijvende marktpartij bij het invullen van het prijzenblad. Is duidelijk waar je de prijs op moet baseren en waar je welke prijscomponenten moet invullen? Is duidelijk hoe tot de totale inschrijfprijs wordt gekomen en hoe die meeweegt?
  • Maak duidelijk onderscheid in eisen en wensen. – De eisen landen meestal in het PVE of de vraagspecificatie en moeten voldoende meetbaar en specifiek zijn. Hier dient contractmanagement op te kunnen toetsen tijdens de uitvoering van de opdracht. De wensen zet je in een (sub)gunningscriterium. Formuleer eisen als eis, en wensen als wens.
  • Nadere opdrachtverstrekking uitwerken. – Wanneer er sprake is van nadere opdrachtverstrekking, zorg ervoor dat voldoende in processtappen is uitgewerkt hoe een partij uiteindelijk aan een opdracht komt. Zo weten partijen op welke omzet ze uiteindelijk werkelijk kans maken.

  • Informatiebijeenkomst – Houd tijdens de inlichtingenfase van je aanbesteding een informatiebijeenkomst waarbij je de partijen informatief meeneemt in de scope en meer technische kant van de aanbestedingsprocedure. Dit voorkomt vragen en vormfouten en maakt dat partijen een beter beeld hebben van de aanbesteding en mensen die daarbij betrokken zijn. Let wel op dat je gedeelde informatie weer netjes beschikbaar stelt in de aanbesteding en dat eventueel behandelde vragen netjes terugkomen in de nota van inlichtingen.

"Als je deze tips in acht neemt, voorkom je veel vragen."

Als je deze tips in acht neemt, voorkom je veel vragen. En belangrijk, je reduceert de kans op een kort geding na voorlopige gunning. ‘Een goede voorbereiding is het halve werk’ is het bekende gezegde.

TheTenderCompany kan jou en je organisatie met een frisse blik helpen om sterke aanbestedingen uit te schrijven en blijvende procesverbeteringen door te voeren. Denk aan het verbeteren van formats en geven van trainingen aan inkoopadviseurs. Neem contact op voor een vrijblijvende kennismaking.

Direct met ons in contact komen?

Ik ben geïnteresseerd
Terug naar onze blogs
×